共有メールボックスの表示方法

今日は「共有メールボックスの表示方法」です。

まずは、『共有メールボックスとは何なのか』です。
1つのメールボックスを複数のユーザで共有して使用することが出来るメールボックスです。

どのように使うのかというと、
「会社への問合せメール」や「カスタマーサービスからのメール」などです。

 


共有メールボックスを使用することで、もし担当者がお休みでもメールが来ているかの

確認も出来ます。
また問合せなどに対して、返信したかの確認も容易に出来ます。

同じような機能として「配布リスト」がありますが、
メールの受信共有管理は出来ますが、送信共有管理は出来ません。
そのため 「この問合せメールに対応しているのか、

返信は行ったのか」が分かりません。

共有メールボックスでは、複数のユーザでメールボックス自体を共有する為、
共有メールボックスから送信すれば共有メールボックスのアドレスで
返信が出来、受信トレイも送信トレイも複数のユーザで確認することが可能です。



Outlook on the WEB版≫
1.「Office365ポータル」にアクセスする。
https://portal.office.com

2.「メール」を選択する。

3.「その他」を選択する。

4.メールボックスを右クリックし、「共有フォルダーの追加」を選択する。

5.入力欄に追加したい共有ボックス名を入力し、表示された共有メールボックス名を
  選択する。

6.「追加」をクリックする。

7.共有メールボックスが表示されたことを確認する。

≪Outlook2016版≫
Outlook2016は、Office365管理者が共有メールボックスに権限を付与すると
自動的に表示される仕様です。

1.Outlook2016を開く。

2.Outlookのフォルダウィンドウに共有メールボックスが表示されていることを
  確認する。

以上

2018年08月

メールボックスの地域設定

今日は「メールボックスの地域設定」です。

 

※これは「Office365テナント契約し、初めてメールボックス
アクセスしたときの地域設定」となります。


※以下の手順書は「日本」で「日本語」を使用する方法です。


1.Office365ポータルにアクセスする。

https://portal.office.com

 

2.「メール」をクリックする。

f:id:ex-9244-chibariyo:20180801161922p:plain

 

3.タイムゾーン設定画面が表示されたら、以下のように設定を行う。
言語:日本語(日本)
タイムゾーン:(UTC+9:00)大阪、札幌、東京

f:id:ex-9244-chibariyo:20180801161926j:plain


4.「保存」をクリックする。

 

5.メールボックスにアクセスし、「受信トレイ」「送信済みアイテム」と
いう表示になっていることを確認する。

f:id:ex-9244-chibariyo:20180801161930p:plain

 

以上 

2018年08月

メールの送受信の総量を確認する(Outlook2016)

今日は「メールの送受信の総量を確認する(Outlook2016)」です。

1.Outlook2016を開く。

 

2.受信トレイを選択する。

 

3.「フォルダ」タブを開き、「フォルダーのプロパティ」を選択する。

f:id:ex-9244-chibariyo:20180801135502j:plain

 

4.「フォルダーサイズ」のボタンをクリックする。

f:id:ex-9244-chibariyo:20180801135505j:plain

5.メールボックスの送受信サイズが表示される。

f:id:ex-9244-chibariyo:20180801135457j:plain


以上

 2018年08月

会議室の応答メッセージが届かない(それでもできない)

今日は「会議室の応答メッセージが届かない」をやってみたけれど、

それでも出来ない時です。

 

【3】.【1】【2】をやっても自動応答メッセージが届かない場合

 

1.メールボックスサーバを移動する。

 ※この作業は完了するまで時間がかかります。

 

(構文)

New-MoveRequest -Identity <リソース メールボックスのメールアドレス>

 

(例)

New-MoveRequest -Identity room@microsoft.com

 

 

2.メールボックスの移動状況を確認する。

(構文)

Get-MoveRequest -Identity <リソース メールボックスのメールアドレス>

 

(例)

Get-MoveRequest -Identity room@microsoft.com

 

・メールボックスの移動が完了すると「status」が『Completed』と

 なります。

 

 

3.該当のリソースメールボックスへ会議出席依頼メールを送る。

 

 

 

それでも、解決しない場合は、Microsoftのサポートに問合せを行いましょう。

 

解決するまでの時間を短くするため、以下の調査結果を一緒に送りましょう。

 

【1】事象が発生したリソースメールボックスの情報(Powershell

【2】テストで送信した会議出席依頼メールの内容

 

 

 

【1】ExchangeOnlineへ接続されたPowerShellで、以下のコマンドを実行してください。

 

事象が発生したリソースメールボックスの情報を取得する。

※以下のコマンド結果はCドライブのTempフォルダに保存されます。

 必要に応じて変更してください。

 

(1)Transcriptログの取得を行う。

   Start-Transcript

 

(2)リソースメールボックス情報の取得

  (構文)

  Get-Mailbox -Identity <リソース メールボックスのメールアドレス> | Export-Csv -Encoding UTF8 -NoTypeInformation -Path "<CSV ファイルの出力先パスとファイル名>.csv"

 

  (例)

  Get-Mailbox -Identity room@microsoft.com | Export-Csv -Encoding UTF8 -NoTypeInformation -Path "C:\Temp\Get-Mailbox_room.csv"

 

(3)リソース メールボックスの設定情報の取得

  (構文)

  Get-CalendarProcessing -Identity <リソース メールボックスのメールアドレス> | Export-Csv -Encoding UTF8 -NoTypeInformation -Path "<CSV ファイルの出力先パスとファイル名>.csv"

 

  (例)

  Get-CalendarProcessing -Identity room@microsoft.com | Export-Csv -Encoding UTF8 -NoTypeInformation -Path "C:\Temp\Get-CalendarProcessing_room.csv"

 

(4)リソース メールボックスの自動応答情報の取得

  (構文)

  Export-MailboxDiagnosticLogs -Identity <リソース メールボックスのメールアドレス> -ComponentName RBA -ResultSize Unlimited | Export-Csv -Encoding UTF8 -NoTypeInformation -Path "<CSV ファイルの出力先パスとファイル名>.csv"

 

  (例)

  Export-MailboxDiagnosticLogs -Identity room@microsoft.com -ComponentName RBA -ResultSize Unlimited | Export-Csv -Encoding UTF8 -NoTypeInformation -Path "C:\Temp\Export-MailboxDiagnosticLogs_room.csv"

 

(5)予定表ログの詳細を取得

  (構文)

  Get-CalendarDiagnosticObjects -Identity <リソース メールボックスのメールアドレス> -ResultSize Unlimited | Export-Csv -path "<CSV ファイルの出力先パスとファイル名>.csv" -Encoding UTF8

 

  (例)

  Get-CalendarDiagnosticObjects -Identity room@microsoft.com -ResultSize Unlimited | Export-Csv -path C:\Temp\Get-CalendarDiagnosticObjects.csv -Encoding UTF8

 

(6) Transcript ログの取得終了

  Stop-Transcript

 

「C:\Users\xxxxx\PowerShell_transcript.xxxxx.txt」が出力されるので、

それも問合せ時に一緒に提出してください。

 

 

【2】テストで送信した会議出席依頼メール情報

 

(1)テストで送信した会議出席依頼メールの件名

(2)テストで送信した会議出席依頼メールの送信日時

(3)会議室メールボックス(リソースメールボックス)からの返信状況

 例:

  ・承諾メールだけが届かない。(辞退メールは届く)

  ・▲時間後に承諾メール(辞退メール)が届く

  ・予定表には反映されるが、承諾・辞退メールがとどかない。 他

 

 

以上

 

2018年07月

 

会議室の応答メッセージが届かない

今日は「会議室の応答メッセージが届かない」です。

 

今まで応答メッセージが届いていた会議室から

突然届かなくなってしまいました。

 

一度 自動応答を停止し、再設定が必要になるようです。

 

以下2つの方法があります。

【1】Office365管理センターから再設定を行う。

【2】Powershellから再設定を行う。

 

 

【1】Office365管理センターから再設定を行う。

1.Microsoft Onlineポータルサイトに「管理者権限」でログインする。

 

2.「管理センター」→「Exchange」をクリックし、「Exchange管理センター」を

開く。

f:id:ex-9244-chibariyo:20180711160808j:plain

 

3.ユーザアイコンをクリックし、「他のユーザ」をクリックする。

f:id:ex-9244-chibariyo:20180717113043j:plain

 

4.対象のリソースボックスを選択し、「OK」をクリックする。

f:id:ex-9244-chibariyo:20180711161054j:plain

 

5.「設定」→「リソース」をクリックする。

f:id:ex-9244-chibariyo:20180711161153j:plain

 

6.「スケジュールオプション」の「会議出席依頼および会議の取り消しを

自動的に処理するのチェックを外す。

 

7.「保存」をクリックし、一旦保存する。

 

8.「スケジュールオプション」の「会議出席依頼および会議の取り消しを

自動的に処理する」のチェックをつける。

 

9.「保存」をクリックし、保存する。

 

 

 【2】Powershellから再設定を行う。

-------------------------------------------------------------------------------

《準備》

 (1)Powershellを起動する。

 

 (2)以下のコマンドを入力する。

  「Set-ExecutionPolicy RemoteSigned」

 

 (3)警告文が表示されたら、「Y」を入力して「Enter」キーを押下する。

 

 (4)以下のコマンドを入力する。

  4-1. $UserCredential = Get-Credential

 

  4-2. $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection

 

  4-3. Import-PSSession $Session

-------------------------------------------------------------------------------

 

1.「会議出席依頼および会議の取り消しを自動的に処理する」設定を無効にする。

 (構文)

  Set-CalendarProcessing -Identity <リソース メールボックスのメールアドレス> -AutomateProcessing AutoUpdate

 

 (例)

  Set-CalendarProcessing -Identity room@microsoft.com -AutomateProcessing AutoUpdate

 

2.設定の確認をする。

 (構文)

   Get-CalendarProcessing -Identity <リソース メールボックスのメールアドレス>

 (例)

     Get-CalendarProcessing -Identity room@microsoft.com

 

3.「会議出席依頼および会議の取り消しを自動的に処理する」設定を有効にする。

 (構文)

    Set-CalendarProcessing -Identity <リソース メールボックスのメールアドレス> -AutomateProcessing AutoAccept

 

 (例)

  Set-CalendarProcessing -Identity room@microsoft.com -AutomateProcessing AutoAccept

    

※設定の反映までに時間がかかる場合があります。

 

 

 

以上

 

2018年07月

送信済みアイテム フォルダーへアイテムが保存されない_2

今日は「送信済みアイテム フォルダーへアイテムが保存されない」です。

この前投稿した続きです。

前回の投稿はコチラ 

ex-9244-chibariyo.hatenablog.com

 

 

この前投稿した内容でも解決できない場合は、以下の手順もやってみてください。

 

【1】Windows Powershell によるメールボックス移動

《注意点》

  • 移動先のデータベースは自動的に決定されるので、移動先は指定することは出来ません。
  • 移動中、一時的にサインインできないなどエラーが発生する場合があります。

 メールを利用しない時間帯に実行することを推奨します。

 

《準備》

1.Powershellを起動する。

 

2.以下のコマンドを入力する。

 「Set-ExecutionPolicy RemoteSigned」

 

3.警告文が表示されたら、「Y」を入力して「Enter」キーを押下する。

 

4.以下のコマンドを入力する。

 4-1. $UserCredential = Get-Credential

 

 4-2. $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection

 

 4-3. Import-PSSession $Session

 

 

《メールボックスの移動》

1.メールボックスの移動

(構文)

 New-MoveRequest -Identity "移動対象のユーザーメールボックスのメールアドレス"

 

(例)

 New-MoveRequest -Identity user@microsoft.com

 

2.メールボックスの移動状況確認コマンド

(構文)

  Get-MoveRequest -Identity "移動対象のユーザーメールボックスのメールアドレス"

 

(例)

 Get-MoveRequest -Identity user@microsoft.com

 

(結果例)

DisplayName Status      TargetDatabase

----------- ------      -----------------

user01      Completed   JPN*********-****

 

※ 移動処理の完了まで、48 時間ほどお時間を要する可能性がございます。

 

※ ステータス パラメーターの説明

Queued : 準備中

Inprogress : 進行中

Completed : 移動済み

 

3.移動を途中でキャンセルしたい場合

(構文)

Remove-MoveRequest <移動対象のメールボックス名>

 

(例)

Remove-MoveRequest user@microsoft.com

 

 

 

以上

 

2018年07月

Microsoft MVP Award 再受賞しました!

今回はOffice365と関係ないのですが、
Microsoft MVP Award 再受賞しました」
正確には
Microsoft MVP Award 再受賞出来ました!」なのかもしれませんが(笑)

 

 

これも日頃から応援して頂いている方や
「Office365のブログ見ているよ」と言っていただいている方のおかげです。
本当ありがとうございます。

 

今年の受賞はかなりの人数が落選してしまったということだったので、
本当皆さんに感謝です。

今年も頑張って更新していきますので、またセミナーなどで見かけましたら
お声かけていただけると嬉しいです。


それでは今年も頑張っていきます!!!