Microsoft Teamsのこれから

今日は「Microsoft Teamsのこれから」です。

 

1.Microsoft Teamsとは

『Office365で提供されている数々のアプリケーションのハブ的

 存在になるチャットツール』と表せます。

 

 ・チャットメッセージ ・アプリ ビデオ通話会議

 ・プロジェクト管理 ・音声通話会議 ・ツール連携

 ・ファイル共有 ・ファイル共同編集

 

2.Microsoft Teamsの在り方

 ユーザや管理者がMicrosoft Teamsを自由に

 作成することが可能です。

 しかし、Microsoft Teamsのグループが乱立してしまい、

 管理をすることが大変になっている企業や、

 ユーザがMicrosoft Teamsを使用するのに、不便になってしまっている企業をよく見ます。

 

Microsoft Teamsの管理は、だれが行うことが

一番ベストなのか?

 

簡単ですが、表にしてみました。

所有者

メリット

デメリット

IT管理者

・システム全体を把握することが可能。

・システムトラブルへの対応がしやすい。

・(ユーザ数にもよるが)対応が遅くなる。

・所有者の負担が増える。

上長

・業務状況に沿った運用が可能

・所有者の負担が増える。

ユーザ

・スピーディな対応が可能

・運用が煩雑になる。
・Teamsの乱立が起こる可能性が高い。

 

出来れば 『Microsoft Teamsの所有者』は『ユーザ』としたほうが理想的な運用が出来そうです。

でもデメリットもしっかりと対策を取らなければ

なりません。

 

例えば、このように『一定のルール化」することで

自由な利用を可能になります。

【Teamsの命名規則

一目でこのグループはどんなことを話し合うための

グループなのか分かるようにしておかないといけません。

 

グループメンバーだけがわかるような特殊な略語グループ名などはやめましょう。

 

また「プレフィックスサフィックス命名ポリシー」を決めておくことも大切です。

参考)xxx_hoge_yyy

 xxx⇒プレフィックス

 yyy⇒サフィックス

 

 

【チームで利用出来るファイルストレージの容量】

仕事や案件なので、取扱うファイル容量が様々であるかと思います。

しかし、あるチームだけが大容量ファイルを保存しており、ほかのグループメンバーに、迷惑かけてしまったという状況を見たことがあります。

 

デフォルトの容量は決めておきましょう。

 

【チームの有効期限】

案件が終わった後も少しの間データを保存しておきたいことも多いかと思います。

しかし、いつまでも残しておいたことで、だれの管理か分からなくなってしまっている「ゴーストTeams」が出来てしまいます。

 

ルールとして、有効期限を決めることが大切です。

また少しの間データを残しておくならば SharePointを使用するなど、運用面で考えておく必要もあるかと思います。

 

【ゲストアクセス可能なチームを制限】

これはとても重要です。

状況流出にはなりませんでしたが、

ゲストユーザが機密情報にもアクセス可能な状態で、状況共有してしまったという案件がありました。

 

しっかり制限したうえで、ゲストは招待しましょう。

 

以上

 

2018年10月現在