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Outlookで削除済みフォルダに移動したメールの保持期間

Office365 Officeクライアント Exchage

クライアントOutlookで削除フォルダに移動したメールについて、削除された後、

いつまで保有されているのでしょうか。

 

「削除した後、●日後に削除される」や「削除メールを保持しておくことで、メールの容量を逼迫させる原因と

なるのであれば、●日後に削除の期間を短めに設定を行いたい」と考えました。

 

Office365では、[削除済みアイテム] フォルダーに格納されたアイテムについては、既定では削除されません。

なので、削除フォルダに移動させたメールについては、何も設定を行っていなければ、残り続けます。

 

[削除済みアイテム] フォルダー内のアイテムを自動で削除させる場合、設定が必要です。

以下の方法で設定します。

■概要

  1. [削除済みアイテム] フォルダーから削除する期間を設定した [保持タグ] を作成する。
  2. 上記で作成した [保持タグ] を [アイテム保持ポリシー](既定では、[Default MRM Policy])に追加する。
  3. 対象のユーザーの [アイテム保持ポリシー] に [Default MRM Policy] が設定されているか確認する。

 

※メールボックス作成時、既定では自動的に [Default MRM Policy] が割り当てられます。

 

■設定方法

  1. [削除済みアイテム] フォルダーから削除する期間を設定した [保持タグ] を作成する。

※今回は、例として [削除済みアイテム] フォルダーより 60 日経過したアイテムを削除する保持タグを作成します。

 

1-1. Exchange 監視センターにサインインします。

1-2. [コンプライアンス管理] - [保持タグ] の順にクリックします。

O365_0614_ (1)

1-3. [+](タグの新規作成) - [既定のフォルダーに自動的に適用する] の順にクリックします。

O365_0614_ (2)

1-4. [*名前:] 欄に任意の名前を入力します。(例:Deleted Items 60)

1-5. [次の既定フォルダーにこのタグを適用する:] より、[削除済みアイテム] を選択します。

1-6. [保持アクション:] より、[削除して回復を許可する] を選択します。

1-7. [保持期間:] より、[アイテムの保管日数が次の期間(単位:日)に達したとき:] を選択し、[60] と入力します。

O365_0614_ (3)

1-8. 必要に応じて [コメント:] 欄を入力し、[保存] をクリックします。

 

  1. 項番 1 で作成した [保持タグ] を [アイテム保持ポリシー] (既定では、[Default MRM Policy])に追加します。

 

2-1. Exchange 監視センターにサインインします。

2-2. [コンプライアンス管理] - [アイテム保持ポリシー] の順にクリックします。

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2-3. [Default MRM Policy] をダブルクリックします。

2-4. [Default MRM Policy] のウィンドウに切り替わりますので、[+](追加) をクリックします。

2-5. [保持タグの選択] ウィンドウに切り替わりますので、項番 1 で作成した保持タグ (例:Deleted Items 60) を

クリックし [追加->] - [OK] の順にクリックします。

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2-6. [Default MRM Policy] のウィンドウに戻りますので、[保存] をクリックします。

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  1. ユーザーに設定されている [アイテム保持ポリシー] を確認する

 

3-1. Exchange 監視センターにサインインします。

3-2. [受信者] - [保持メールボックス] の順にクリックします。

3-3. 設定を確認したいユーザーをダブルクリックします。

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3-4. ユーザーメールボックス情報を表示しますので、[メールボックスの機能] をクリックします。

 

3-5. [アイテム保持ポリシー:] が [Default MRM Policy] になっているか確認します。

設定内容に変更がなければ [キャンセル] をクリックします。

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以上

2015年06月