Microsoft Teamsのこれから
今日は「Microsoft Teamsのこれから」です。
1．Microsoft Teamsとは
『Office365で提供されている数々のアプリケーションのハブ的
存在になるチャットツール』と表せます。
- Microsoft Teamsで使用出来る機能
・チャットメッセージ ・アプリ ビデオ通話会議
・プロジェクト管理 ・音声通話会議 ・ツール連携
・ファイル共有 ・ファイル共同編集
2．Microsoft Teamsの在り方
ユーザや管理者がMicrosoft Teamsを自由に
作成することが可能です。
しかし、Microsoft Teamsのグループが乱立してしまい、
管理をすることが大変になっている企業や、
ユーザがMicrosoft Teamsを使用するのに、不便になってしまっている企業をよく見ます。
Microsoft Teamsの管理は、だれが行うことが
一番ベストなのか？
簡単ですが、表にしてみました。
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所有者 |
メリット |
デメリット |
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IT管理者 |
・システム全体を把握することが可能。 ・システムトラブルへの対応がしやすい。 |
・(ユーザ数にもよるが)対応が遅くなる。 ・所有者の負担が増える。 |
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上長 |
・業務状況に沿った運用が可能 |
・所有者の負担が増える。 |
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ユーザ |
・スピーディな対応が可能 |
・運用が煩雑になる。 |
出来れば 『Microsoft Teamsの所有者』は『ユーザ』としたほうが理想的な運用が出来そうです。
でもデメリットもしっかりと対策を取らなければ
なりません。
例えば、このように『一定のルール化」することで
自由な利用を可能になります。
【Teamsの命名規則】
一目でこのグループはどんなことを話し合うための
グループなのか分かるようにしておかないといけません。
グループメンバーだけがわかるような特殊な略語グループ名などはやめましょう。
また「プレフィックス・サフィックス命名ポリシー」を決めておくことも大切です。
参考）xxx_hoge_yyy
xxx⇒プレフィックス
yyy⇒サフィックス
【チームで利用出来るファイルストレージの容量】
仕事や案件なので、取扱うファイル容量が様々であるかと思います。
しかし、あるチームだけが大容量ファイルを保存しており、ほかのグループメンバーに、迷惑かけてしまったという状況を見たことがあります。
デフォルトの容量は決めておきましょう。
【チームの有効期限】
案件が終わった後も少しの間データを保存しておきたいことも多いかと思います。
しかし、いつまでも残しておいたことで、だれの管理か分からなくなってしまっている「ゴーストTeams」が出来てしまいます。
ルールとして、有効期限を決めることが大切です。
また少しの間データを残しておくならば SharePointを使用するなど、運用面で考えておく必要もあるかと思います。
【ゲストアクセス可能なチームを制限】
これはとても重要です。
状況流出にはなりませんでしたが、
ゲストユーザが機密情報にもアクセス可能な状態で、状況共有してしまったという案件がありました。
しっかり制限したうえで、ゲストは招待しましょう。
以上
2018年10月現在
